Het privacy beleid van scouting Jan van Hoof

Scouting Jan van Hoof verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Jan van Hoof via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een registratieformulier. De gegevens worden gebruikt voor registratie van het nieuwe lid en tot maximaal 2 maanden na inschrijving bewaard. De ledenadministratie (voorzitter, secretaris, penningmeester en teamleider) hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie door de ledenadministratie vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Jan van Hoof hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst. Eenmaal per jaar, aan het begin van het nieuwe seizoen, dient er een hardcopy te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. De ingeleverde vragenlijsten (welke niet digitaal wordt verstuurd maar persoonlijk worden afgegeven bij de teamleiders) worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van het seizoen vernietigd.

 

Relevante gezondheidsinformatie

Bijzondere gegevens mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat. Binnen Scouting Jan van Hoof mogen volgens de wet alléén gegevens omtrent de gezondheid van een lid worden verzameld om op die manier een goede verzorging en behandeling te kunnen waarborgen. Alle andere gegevens zijn uitdrukkelijk niet toegestaan te registreren, tenzij hiervoor een duidelijke aanleiding is (bijvoorbeeld allergieën of medicijngebruik) én het lid expliciete toestemming heeft gegeven. Het verstrekken van de juiste en noodzakelijke informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren maken we gebruik van een kwartaalfactuur. Deze factuur wordt door de penningmeester via e-mail verzonden naar elk lid. Hiervoor zijn geen verdere bankgegevens noodzaklijk. De penningmeester van Jan van Hoof heeft inzicht in de financiële gegevens en de e-mailadressen geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen gecontroleerd en van de uitgeschreven leden worden alle data vernietigd.

Online media

Scouting Jan van Hoof maakt gebruik van e-mail via scoutingonline.nl waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze email op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Ieder lid heeft zelf de mogelijkheid voor een OPT-Out via scoutingonline.nl.

Beeldmateriaal

Scouting Jan van Hoof maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Jan van Hoof en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Jan van Hoof is terug te vinden via www.scoutingjanvanhoof.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Jan van Hoof binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Intake nieuwe vrijwilligers

Bij nieuwe vrijwilligers neemt Scouting Jan van Hoof een intake af door middel van een intake formulier. Dit formulier wordt alleen gebruikt met vooraf gegeven toestemming van de vrijwilliger. Dit formulier dient ervoor om inzicht te krijgen in de wensen en mogelijkheden (kwaliteiten en leerpunten) van de vrijwilliger. De intake-formulieren worden maximaal 1 jaar bewaard in een map in een afgesloten ruimte. Daarna worden de formulieren vernietigd. De intake formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het bestuur van Scouting Jan van Hoof. De vrijwilliger kan ten aller tijde een aanvraag doen bij het bestuur om het formulier eerder te vernietigen.

Whats-app groep vrijwilligers

Binnen Scouting Jan van Hoof wordt gebruik gemaakt van Whatsapp. Hierbij worden er speltakgroepen gemaakt. Bij registratie wordt ieder lid gevraagd om toegevoegd te worden in één of meerdere whatsapp groepen (stafgroep of speltakgroep). Indien een lid geen gebruik (meer) wilt maken van een groep, dan kan hij zichzelf uit de groep verwijderen.